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法律顾问-员工出差和报销制度

 
【企业常年法律顾问服务内容之一】
      国汉律师事务所为满足广大顾问单位的经营管理需要,特指派国汉专业律师制作了一系列公司管理的法律文件,为顾问单位的发展及管理提供了方便,受到了常年法律顾问单位的好评!
 
 
员工出差和报销制度
 
1、机票预订流程
Ø        目的:为规范公司员工机票酒店预定程序,理顺流程,方便员工预定机票酒店,避免各种不必要的损失,特制定如下流程。
Ø        机票酒店预定申请单的填写
1)      公司员工因公出差,需填写《差旅单》表格。普通员工出差须经部门经理及人力资源经理签字同意;部门经理出差须经人力资源经理和总经理签字同意。
2)      为便于行政工作人员预定机票并避免因信息不正确而造成的差旅延误事宜,请差旅申请人员认真填写各项信息,特别是乘机人身份证件号码。另外,提请差旅申请人员根据自己的差旅时间选择合适的航班,并将信息填写于“预定出发时间”栏目。
3)      申请酒店住宿时,请参照如下公司标准选择酒店:  
等级
出发时间
火车
飞机
其它交通工具
当地交通工具
住宿(元/每人每天)
 
出差餐费(元/每人每天)
4
   年  月   日  时
软座
经济舱
实际需要
实际需要
实际需要
 
---元
3
   年  月日  时
软座
经济舱
实际需要
实际需要
---元以下/实际需要
 
---元
2
   年  月日  时
软座
 
实际需要
实际需要
---元以下
 
---元
1
   年  月日  时
软座
 
实际需要
实际需要
---元以下
 
---元
 
4)      行政工作人员收到填写完整的机票酒店预定申请单后开始预定流程。
Ø        机票预定
1)      机票预定由行政工作人员负责。
2)      公司通过指定的机票服务供应商预定机票,不允许员工从指定机票服务商以外的途径预定机票。
3)      前台根据“机票酒店预定申请单”所填内容为差旅申请者预定机票,除特别注明,行政工作人员自动选择相同航班折扣最低的机票。
4)      行政工作人员在出票前会通过电子邮件的方式与差旅申请者就机票信息进行确认,请差旅申请者收到此类邮件后尽早确认并回复邮件,以免对出票产生影响。
Ø        酒店预定
1)      酒店预定由行政工作人员负责。
2)      完成预定后由行政工作人员将已定好的酒店信息通过邮件发送给预定人/入住人,如有问题请及时回复以便调整。
Ø        机票退、改签
1)      如因公司原因导致已订机票需要付费退票/改签,请提供相关出差取消/改期证明资料。
2)      如因个人原因需取消/更改往返航班日期,所产生的航班价差和改签费由个人承担。
3)      机票取消/更改需求在工作时间(周一-周五早9:00am-18:00pm)内提出的,由行政部门负责与机票服务商联络完成;如该需求在非工作时间内提出,在行政部经理认可的情况下,可授权相关人员自行操作。
2、车辆预订规定
Ø         目的:为规范公司员工因公使用车辆,明确员工车辆预定流程,提高车辆使用效率,加强车辆成本控制,特制定如下流程。
Ø        车辆预定
1)      公司车辆预定由行政部前台工作人员统一管理。公司员工因公外出,需要使用公司车辆,需提前在公司前台进行预定登记。
2)      公司车辆预定按照预定先后次序进行安排。如车辆预定时间发生冲突,可由行政经理进行协调。
3)      车辆预定成功后,公司前台工作人员将通过邮件通知车辆使用人员。
Ø        车辆预定取消
为提高公司车辆使用效率,在车辆预定成功后,用车人如需取消用车计划,用车人有义务在第一时间通知公司前台,从而安排其他人员使用车辆。
Ø        车辆使用
1)      为保证员工及公司财物的安全,公司车辆禁止公司司机以外其他人员驾驶。
2)      用车人上车时需认真填写《用车登记表》(该表格存放于公司司机处),司机负责记录车辆每次使用的起止公里数。
3)      每月1-5日,公司司机负责请各部门长对本部门车辆使用信息进行确认,并由行政部经理最终签字确认。
3、  出差规定
a)   总则
Ø         本规定适用于各级员工。
Ø         本规定适用于在因公出差的所有员工。“出差”系指员工到其工作城市之外的地方执行公务。
Ø         员工应在回到原公司五个工作日内到财务部报销出差费用。
Ø         所有员工都应自觉保证出差费用的合理性、必要性,并以最有效的方式使用出差费用。
Ø         所有出差须事先取得本部门经理批准。
Ø         主管负责管辖范围内出差费用的控制。费用报销流程参见财务部出台的相关规定。
b)    允许报销的费用
Ø          机票/火车票/其它交通费
-          所有的行程机票都必须通过行政部预定。出差员工应事先填写《交通酒店预定申请单》,公司将直接支付相关费用。
-          如果个人直接从售票代理处购得机票则不予报销。
Ø          住宿费用
-          所有酒店都须通过行政部预定。员工应先支付相关费用,出差结束后报销。
-          所有出差员工都应了解酒店取消预定房间的相关政策,并在需要时及时取消预定。
-          如在出差期间住在朋友或亲戚家中,公司将不给予任何形式的报销或补贴。
-          报销时必须提供酒店出具的费用清单,费用必须列明发生日期和具体项目;如果费用支出模糊不清,公司有权退回报销申请并拒绝报销。
-          出差结束后,员工应及时回原工作城市,并避免在出差地过夜。
Ø          交通费用
-          对于员工在出差地因公发生的交通费用,公司将给予报销。
-          机场至工作地/酒店:员工应原则以乘坐机场专线或轨道交通为首选,但是如果员工携带的行李很重,或时间紧急,则允许乘坐出租车,直接汇报至部门经理,部门经理有责任决定最节省成本的交通工具。
Ø          出差餐费
-          员工在出差期间(至少离家一夜),可以报销自己的餐费;员工如果出差一天(不在外过夜),则根据出差的时间是否超过了正常的工作时间,来决定报销一餐或两餐的费用。报销时须提供完整的发票原件;若发票副联被撕毁,则不能报销。
-          出发日,如果员工中午12点前离开起始点,可报销一天的出差餐费(中餐和晚餐);
-          出发日,如果员工中午12点后离开起始点,可报销半天的出差餐费(晚餐)。
-          返回日,如果员工下午6点前到达(结束出差),可报销半天的出差餐费(中餐);
-          返回日,如果员工下午6点后到达(结束出差),可报销一天的出差餐费(中餐和晚餐)。
Ø            招待费:所有的招待费用报销都必须提供发票原件,并列明对方的姓名、                 职位、公司的名称、招待的目的等。
Ø           配偶或其他随行的家庭成员:公司不报销随行的家庭成员发生的任何费      用。
c)     费用报销规则
Ø        填写出差费用报销单
员工须填写出差费用报销单,并直接汇报至部门经理签名确认符合制度要求。部门经理有责任确认所发生的费用是否合理、必需,并属于可报销的范围。如果发现员工有弄虚作假的行为,公司将对其处分,直至解除合同。
Ø        发票
国内出差每笔支出须以报销形式 (除有特殊规定税前补贴外),且报销都必须有发票原件,发票上必须清楚地显示开票方公司名称、日期、支付形式、金额。当既没有发票原件,又没有发票复印件时,如果没有合适的证明文件和直接汇报至部门经理关于出差目的、地点、日期、费用金额的认可证明,则不能报销。
Ø        审计
公司内部审计会随机审查费用报告。
Ø          其他
-          等级1 /2 的员工出差,若二名员工同行(除男女同行外),应同住一间房间。
-          如果出差地区公司签订有协议酒店,则住宿费用以协议价格为标准(参见行政部协议酒店列表)。
-          员工同一等级的员工同行,住宿及交通标准维持不变(住宿如有特别情况,须部门经理或其上级主管事先批准)。
d)     国内出差报销标准(30天以内)
    标准:最有效且经济的交通工具如下表:
等级
出发时间
火车
飞机
其它交通工具
当地交通工具
住宿(元/每人每天)
 
出差餐费(元/每人每天)
4
  年  月  日  时
软座
经济舱
实际需要
实际需要
实际需要
 
---元
3
 年  月  日  时
软座
经济舱
实际需要
实际需要
—元以下/实际需要
 
---元
2
 年  月  日  时
软座
 
实际需要
实际需要
---元以下
 
---元
1
 年  月  日  时
软座
 
实际需要
实际需要
---元以下
 
---元
e)     国内出差标准(30天以上)
Ø        住宿费
-          逗留超过1个月的租借公寓,租借公寓的租金标准如下:
2---元/月(标准)/人,水电煤气费用另计,由公司支付, 电话费用自行支付。
Ø        交通费
-          无其它车费补贴。
-          当地因公产生的车费由当地直接汇报至主管经理签字核定报销与否。
Ø        餐费:---元/日,每月结算一次(结算期间为每月7日至下个月6日),       员工将获批准的出差申请单交至人力资源部,人力资源部将补贴随每月  薪资支付。
4、私车公用规定
1)      原则: 仅限于商务使用的路途范围;员工所使用私车已投保第三者责任险
2)      范围:所有员工(销售管理政策提供交通补贴的员工除外)
3)      报销项目,需提供有效财务凭证:
公里数补贴:每公里补贴1.5元;
拜访客户时的客户处停车费:按实报销;
过路费:按实报销;
如果享有以上报销项目,不再报销任何为同一目的发生的交通费用。
4)     流程
1)每次使用前须提前向部门负责人或总经理申请,经批准后方可私车公用。
2)如出行外省市,须得到总经理批准。
3)本着控制成本的原则,管理者有责任帮助员工决定最佳交通工具。
4)费用批准流程见财务相关费用报销政策。
5)其他,略……
备注:以上制度根据每个顾问单位的特殊情况,因地制宜,随时修改与完善,国汉律师事务所将以最完善的法律文书,最精准的专业知识为顾问单位提供最尽职法律顾问服务。
 
                                                                     北京市国汉律师事务所
 

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